Als Merck das eigene KI-Tool für die KI-Transformation in der Unternehmenskommunikation gelauncht hatte, war die eigentliche Arbeit gerade erst am Anfang. Das Tool war da. Aber wie bringt man ein globales Team dazu, es wirklich zu nutzen? Nicht aus Pflicht, sondern aus Überzeugung? Genau das war die Frage, mit der wir im Spätsommer 2024 gemeinsam gestartet sind.
Wo Merck stand, als wir anfingen
Die Unternehmenskommunikation von Merck hatte ihr eigenes GPT-basiertes KI-Tool gelauncht. Die Nutzungsraten waren noch ausbaufähig. Es gab erste Enablement-Aktivitäten durch die IT, die sich aber vor allem mit der technischen Funktionsweise des Tools beschäftigt hatten. Themen wie Prompting, konkrete Use Cases oder die Frage, was das für einzelne Rollen bedeutet, waren noch offen.
Gleichzeitig war klar: Ein globales Unternehmen mit mehreren hundert Kommunikatoren in verschiedenen Ländern braucht mehr als ein Onboarding-Dokument. Es braucht eine echte Transformationsstrategie. Eine Roadmap. Und jemanden, der das ganzheitlich mitdenkt.
Die Herausforderungen im Überblick:
- KI-Tool gelauncht, kulturelle Verankerung noch nicht erfolgt
- Enablement bisher auf technischer Ebene, nicht auf Anwendungsebene
- Globale Struktur erschwert einheitliche Kommunikation und Befähigung
- Keine systematisierte Roadmap, wohin die Reise gehen soll
Nicht Schulung. KI-Transformation in der Unternehmenskommunikation.
KI-Transformation in der Unternehmenskommunikation bedeutet mehr als ein Tool einzuführen. Wir haben keinen klassischen Workshop-Ansatz gewählt. Das hätte nicht gereicht. Stattdessen haben wir mit Merck gemeinsam einen ganzheitlichen Change-Prozess aufgebaut, der auf drei Ebenen gleichzeitig arbeitet: Menschen, Prozesse und Technologie. Merck selbst hat das später so priorisiert: 70 Prozent People, 20 Prozent Prozesse, 10 Prozent Technologie. Das deckt sich mit dem, was wir in der Praxis immer wieder sehen.
Der Ausgangspunkt war unser 5-P-Ansatz, der für Merck ausschlaggebend war, sich für eine Zusammenarbeit zu entscheiden. Nicht weil wir am günstigsten waren, sondern weil dieser Ansatz als einziger wirklich ganzheitlich auf ihren Kontext gepasst hat.
1. KI-Strategie und Roadmap
Gemeinsam mit Merck haben wir definiert, was eigentlich erreicht werden soll. Vier Ziele, die bis heute den Rahmen bilden: schneller werden durch mehr Effizienz, besser werden durch höhere Qualität, neue Ideen generieren durch KI-gestützte Kreativität und sich schneller in Daten und Dokumenten zurechtfinden.
2. Use Case Entwicklung mit dem Team
Wir haben nicht von außen entschieden, welche KI-Anwendungsfälle für Merck relevant sind. Stattdessen haben wir zehn Ideation Sessions mit dem gesamten Team durchgeführt, Schwarmintelligenz genutzt. Dabei sind über 100 Ideen entstanden. Priorisiert haben wir sie mit einem eigens entwickelten Use Case Effectiveness Score, der vier Dimensionen einbezieht: erwarteter Impact auf die Ziele, Machbarkeit, Kosten und die Wichtigkeit für die Kolleginnen und Kollegen selbst. Das Ergebnis: etwa 30 priorisierte Use Cases, von denen die ersten direkt in die Pilotphase gegangen sind.
3. MerckAI Enablement Sessions
Alle zwei Wochen, 45 Minuten, für alle Kommunikatoren verbindlich. Das war von Anfang an Teil der Roadmap: Commitment auf Leadership-Ebene einzufordern, damit die Teilnahme nicht optional ist. Die Sessions haben KI-Wissen in drei Bereichen aufgebaut: Grundlagen und Orientierung, konkrete Skills und Anwendungsfälle, und ab 2026 zunehmend das Thema Attitude. Was verändert KI meine Rolle? Was gibt das mir als Mensch?
4. Change Agent Netzwerk
19 nominierte oder selbst bewerbende Personen, die sich alle zwei Wochen separat getroffen haben. Sie haben tiefere Einblicke bekommen und gelten als erste Anlaufstation in ihren jeweiligen Einheiten. Wer sich in einer globalen Session vielleicht nicht traut zu fragen, fragt den Change Agent in der eigenen Einheit. Genau das war die Idee.
5. Alfred
Alfred ist das KI-Maskottchen der Merck-Kommunikation und gleichzeitig eines der wirkungsvollsten Elemente des gesamten Projekts. Er kündigt neue Sessions an, stellt Tools vor, nimmt Feedback entgegen und ist der emotionale Anker, der KI bei Merck ein menschliches Gesicht gibt. Wenn alles rund um KI läuft, taucht Alfred auf. Das senkt Hemmschwellen, auch für Kritik.
Was nach rund zwei Jahren KI-Transformation in der Unternehmenskommunikation messbar ist
Die Unternehmenskommunikation von Merck hat bei internen Befragungen zur KI-Kompetenz und zum wahrgenommenen Impact von KI auf den eigenen Bereich zu den Spitzenreitern im gesamten Unternehmen gehört.
Durch die entwickelten und pilotierten KI-Assistenten konnten wir in einzelnen Anwendungsfällen Effizienzsteigerungen von bis zu 75 Prozent messen. Nicht als theoretischer Wert, sondern als beobachteter Effekt im Arbeitsalltag.
Darüber hinaus hat Merck durch den Einsatz eigener KI-Lösungen externe Dienstleisterkosten reduziert, zum Beispiel in der Video- und Grafikproduktion.
Mehr als 20 KI-Assistenten sind entstanden: für Content-Erstellung, strategisches Sparring, Q&A und weitere Anwendungsfelder.
Die Teilnahmequote bei den MerckAI Sessions lag zeitweise bei bis zu 70 Prozent. Bei einem globalen, verpflichtenden Programm ist das ein Wert, der für sich spricht.
Das Projekt ist kein abgeschlossenes Kapitel
Was als KI-Transformation in der Unternehmenskommunikation begann, ist heute ein laufendes System. Die nächsten Schritte sind bereits in Planung.
Aus mehr als 20 einzelnen Assistenten wird ein orchestriertes System. Das Ziel: KI soll nicht mehr als ein separates Fenster nebenher laufen, sondern dort auftauchen, wo Merck-Kommunikatoren sowieso schon arbeiten. In den Tools, die sie täglich nutzen.
Gleichzeitig stehen agentische Workflows auf der Roadmap. Keine manuelle Bedienung mehr für wiederkehrende Prozesse, sondern KI-Agenten, die eigenständig Schritte ausführen.
Und auf der kulturellen Ebene: mehr Success Stories, mehr interne Sichtbarkeit für das, was KI im Alltag schon heute verändert, und mehr Formate wie Hackathons, die KI-Erfahrung erlebbar machen.
Laufzeit: Seit Spätsommer 2024, laufend Leistungen: KI-Strategie, Change Management, Enablement-Programme, KI-Assistenten-Entwicklung, Thought Leadership Positionierung
